Tanácsok rendezvény megvalósításhoz / elszámoláshoz LEADER pályázat keretében

Hasznos tanácsok azoknak, akik LEADER pályázat keretében szeretnének rendezvényt megvalósítani. Jelen összefoglaló tartalma:
  • Hogyan szerepeltessük a rendezvényt a beadandó LEADER pályázatban?
  • Mire kell odafigyelni a rendezvény megvalósítása során?
  • Mire kell odafigyelni a rendezvény kapcsán a kifizetési kérelem összeállítása során?   

 

Hogyan szerepeltessük a rendezvényt a beadandó LEADER pályázatban?

Ha az adott LEADER helyi pályázati felhívás lehetővé teszi a támogatható tevékenységek, illetve az elszámolható költségek között rendezvény megvalósítását a következő dolgokat kell mérlegelnünk.
 

Hol, milyen helyszínen tervezzük megvalósítani a rendezvényt?

Ennek azért van jelentősége, mivel a LEADER pályázatban minden költséget, kiadási tételt egy konkrét megvalósítási helyhez kell hozzárendelnünk (azzal, hogy a pályázat “10. Árajánlatos és egyéb kiadások” blokkjában az egyes kiadási tételekhez egyedileg beállítjuk a megfelelő hivatkozási azonosítót). A kifizetési ügynökség (Magyar Államkincstár, ill. Kormányhivatalok) munkatársai kétféle módon állnak hozzá ehhez a kérdéshez.
 
A kevésbé szigorúbb ügyintézőket nem érdekli, hogy a rendezvény a pályázatban milyen megvalósítási helyhez van hozzárendelve. Ilyen esetekben a pályázók általában a saját székhelyüket szokták megadni megvalósítási helynek (függetlenül attól, hogy valójában nem ott tervezik megvalósítani a rendezvényt).
 
A legszigorúbb ügyintézők a hivatkozási azonosító megadásakor a tényleges rendezvény helyszínt (pl. egy művelődési ház, vagy egy étterem rendezvényterme stb.) akarják látni. Ilyenkor azt is elvárják, hogy a pályázó igazolja, hogy az adott helyszínen jogosult lesz a rendezvényét megszervezni. Ebben az esetben meg kell nézni, hogy ki a tulajdonosa a helyszínnek (pl. egy önkormányzat) és kérni kell tőle tulajdonosi hozzájárulást.
 
A tulajdonosi hozzájárulás tartalmára itt olvasható egy példa:
 
"Hozzájáruló nyilatkozat
 
Alulírott ……………….. [személy név], mint …………………….. [tulajdonos szervezet neve] (címe) hivatalos képviseletére jogosult személye ezúton nyilatkozom, hogy tudomásom van a ……………………… [pályázó neve] (címe) által, a ……………………. kódszámú, ………………………. elnevezésű helyi felhívás keretében benyújtott "………………" című támogatási kérelméről. Hozzájárulok, hogy a ……………………….. [szervezet neve] tulajdonában álló, …………………………. című, ...... helyrajzi számú ingatlan a projekt keretében megrendezésre kerülő műhelynap / konferencia stb. helyszínéül szolgáljon.
Jelen nyilatkozat igazolja, hogy a támogatási kérelem benyújtója jogosult a fent nevezett fejlesztést a jelzett helyszínen megvalósítani.
 
Kelt,
 
.............................. tulajdonos aláírása
 
Tanúk:
 
1.Név:......... Lakcím: ............ Igazolvány szám: .......... Aláírás: ............
2.Név:......... Lakcím: ............ Igazolvány szám: .......... Aláírás: ............”

 

Milyen tartalommal kerül be a rendezvény a pályázatba?

A tervezett rendezvény szakmai tartalma elsősorban az árajánlat(ok)on kerül kirészletezésre. Fontos, hogy a rendezvényhez kapcsolódóan megfelelő árajánlatokat csatoljunk, amelyeken egyebek mellett megtalálhatóak a “kiadási tétel műszaki adatai” is.
 
A tartalom összeállítása szempontjából két fő irányzat van.
 
A legbiztosabb egy rendezvény beköltségelésénél az a módszer, amikor a pályázó minden fontosabb elemet külön kiadási tételekre bont. Így külön árajánlatos tételt jelenthet például a rendezvényhez kapcsolódó étkezés (pl. ebéd), a terembérlet, az előadói díj, a moderátor költsége. A részletes műszaki tartalom itt például azt jelenti, hogy mit tartalmaz az étkezés (pl. leves, tájjellegű főétel, desszert), hány főre szól; előadóknál a tervezett téma, az előadás időtartama; moderálásnál a moderátori feladatok és az időtartam stb.
 
A másik irányzat az, amikor a rendezvény egy darab kiadási tételként szerepel (egy komplex rendezvény szervezésként). Ennek a módszernek az előnye, hogy kevesebb vele a papírmunka, hátránya, hogy vannak olyan ügyintézők, akik szétbontatják a hiánypótlás során résztételekre (pl. külön szedetik az étkezést).
 

 

Mire kell odafigyelni a rendezvény megvalósítása során?

Ha nyert a pályázatunk, akkor a Támogató Okiratban és az összes releváns szabályozásban foglaltaknak megfelelően kell megvalósítanunk a rendezvényünket (ezekről bővebb információ olvasható:Hasznos információs nyertes LEADER pályázatok megvalósításához” dokumentumában olvasható.). Néhány praktikus tanács.
 

Rendezvény bejelentése 30 nappal korábban

A LEADER pályázati felhívások 3-4-1-3 pontjában leírtak alapján a pályázóknak a rendezvények megvalósítási időpontját megelőző 30. napig be kell jelenteniük a MÁK-nak illetve az akciócsoportnak a rendezvényt.
 
A HACS-nak történő lejelentés az illetékes HACS hivatalos e-mail címére történő megküldéssel történhet. A HACS-ok hivatalos e-mail címei a honlapjukon érhető el.
 
A MÁK-nak való megküldés a www.mvh.allamkincstar.gov.hu honlapon elérhető elektronikus felület használatával valósítható meg.
 
Lépései röviden: "Elektronikus ügyintézés" gomb -> "Alkalmazás megnyitása" gomb -> Bejelentkezés -> Képviselt ügyfél kiválasztása (a pályázó) -> "Általános ügyintézés" menüpont -> "Támogatáshoz kapcsolódó iratok elektronikus beküldése" almenüpont -> "Új beadvány készítése" gomb -> "LEADER helyi felhívások (VP)" jogcím kiválasztása -> "Tovább" gomb -> Nyomtatvány kitöltése, majd beküldése.
 
Néhány tipp az elektronikus felület kitöltéséhez: A hivatkozott vonalkód a támogatói okirat iratazonosítója. A tárgy "Egyéb kérelem". A rövid leírásban szerepeljen az, hogy mit és milyen kötelezettség alapján küld a pályázó. A rendezvény meghívót pdf-ben, vagy szkennelt pdf-ben érdemes csatolni a felületen.
Fontos, hogy kiadási tétel szinten beazonosítható legyenek a rendezvényhez kapcsolódó költségtételek. Ennek érdekében érdemes lehet a rövid leírásban a Támogatói Okirat 5. mellékletében szereplő releváns kiadási tételazonosítókat is nevesíteni.
 

Teendők a rendezvény helyszínen

A rendezvényre érkezők írjanak alá jelenléti ívet. A jelenléti íven szerepeljen a rendezvény pontos megnevezése, helyszíne, időpontja, továbbá az arculati elemek. A rendezvény helyszínén központi, jól látható helyre helyezzük ki a projekthez készített “D” típusú (A/3 méretű) projekttáblát. A projekttábla elkészítésének útmutatása a “Kedvezményezettek tájékoztatási kötelezettségei” című dokumentumban olvasható, amely ezen az oldalon tölthető le:  https://www.palyazat.gov.hu/doc/4523 illetve http://www.mecsekvidek.hu/doku/leader/VP_Arculat_3.pdf . A kihelyezett projekttáblát fotózzuk is le a rendezvény során.
 
A rendezvény alatt minden fontos költségtételről készítsünk legalább 1 darab fotót. Például külön a kávészüneti bekészítésről, külön az ebédről, külön az előadóról, külön a moderátorról, külön a teremről, külön a résztvevőkről, külön a kihelyezett projekttábláról stb-stb. (Összesen legalább 10 fotó / rendezvény.)
 

Mire kell odafigyelni a rendezvény kapcsán a kifizetési kérelem összeállítása során?

Ha biztosra akarunk menni a LEADER projektünk keretében megvalósult rendezvényünk sikeres elszámolása kapcsán a kifizetési kérelem benyújtásakor, akkor a következőket tegyük:
  1. Készítsünk a rendezvény megvalósulása kapcsán egy pályázói nyilatkozatot, amelyben a rendezvény árajánlatokban leírt műszaki tartalom teljesülését fejtjük ki részletesen, továbbá felsoroljuk a rendezvény megvalósulását alátámasztó mellékleteket.
  2. A nyilatkozathoz 1. számú mellékletként csatoljuk a rendezvény kitöltött jelenléti ívét szkennelten.
  3. A nyilatkozathoz 2. számú mellékletként csatoljuk a rendezvényen készült fényképek felhasználásával készült fotódokumentációt pdf-be generált módon.
  4. A nyilatkozathoz 3. számú mellékletként csatoljuk a rendezvényről készült írásos emlékeztetőt aláírva, szkennelten.
Majd ezeket csatoljuk be önkéntes módon a kifizetési kérelemhez.